Fara í efni

Samskipta og siðareglur

Markmið og stefna

Markmið reglnanna er að stuðla að góðum starfsháttum hjá sjóðnum og góðum innri og ytri samskiptum. Í störfum sínum eiga stjórnar- og starfsmenn að vera upplýsandi, skynsamir og hlýlegir. PDF


1. gr. Góðir starfshættir

Stjórnar- og starfsmenn leggja rækt við starf sitt og stunda það af kostgæfni. Öll störf og athafnir þeirra eiga að vera lífeyrissjóðnum til framdráttar. Stjórnar- og starfsmenn gæta þess innan sem utan vinnutíma að aðhafast ekkert það sem dregið getur í efa hæfni þeirra til að sinna störfum fyrir sjóðinn eða skaða ímynd hans. Stjórnar- og starfsmenn skulu tryggja eftir fremsta megni að starfsemi sjóðsins einkennist af gagnsæi og að upplýsingar séu aðgengilegar og skýrar.

2. gr. Góð samskipti

Stjórnar- og starfsmenn vinna markvisst að því að tileinka sér góð, jákvæð og hreinskiptin samskipti en það er lykill að góðri líðan og árangri. Það að geta sett sig í spor annarra, geta leyst ágreining með farsælum hætti, fundið lausnir og náð málamiðlun er grundvöllur fyrir góðum starfsanda og liðsheild. Áreitni í garð samstarfsfólks á vinnustað er ekki liðin.

3. gr. Hagsmunaárekstrar

Stjórnar- og starfsmönnum ber að forðast hvers konar hagsmunaárekstra milli starfa sinna og annarra athafna eða tengsla við utanaðkomandi aðila. Þeim ber að vera vakandi yfir öllum tengslum sem geta leitt til hagsmunaárekstra og mega ekki taka þátt í meðferð máls ef aðstæður eru til þess fallnar að draga óhlutdrægni þeirra í efa. Starfsmönnum er skylt að gera regluverði sjóðsins grein fyrir öllum tengslum sem geta leitt til hagsmunaárekstra. Ef vafi leikur á því hvort hagsmunaárekstrar séu fyrir hendi skal bera slíkt undir regluvörð.

4. gr. Meðferð trúnaðarupplýsinga

Stjórnar-og starfsmenn eru bundnir þagnarskyldu um allt það sem þeir fá vitneskju um í starfi og leynt skal fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskylda helst þótt látið sé af störfum.

5. gr. Samfélagsleg ábyrgð

Sjóðurinn vill sýna samfélagslegs ábyrgð í sinni starfsemi. Stjórn sjóðsins hefur sett sjóðnum stefnu um siðferðisleg viðmið í fjárfestingum en við fjárfestingarákvarðanir er gætt að því að fyrirtæki fylgi viðurkenndum viðmiðum um góða stjórnarhætti, samfélagsþætti og umhverfissjónarmiðum.

6. gr. Starfstengdar ferðir og boðsferðir

Stjórnar- og starfsmönnum sjóðsins er óheimilt að þiggja boðsferðir af innlendum og erlendum aðilum. Boðsferðir eru til að mynda skemmtiferðir hvers konar, veiðiferðir, golfferðir og tónleikaferðir. Þrátt fyrir framangreint er stjórnar og starfsmönnum heimilt að sækja kynningar um fjárfestingarkosti, námskeið,ráðstefnur eða fundi, sem eru til þess fallnir að afla upplýsinga eða þekkingar sem koma að gagni við rekstur sjóðsins. Slíkir viðburðir verða að hafa skýrt kynningarinnihald sem byggir á gögnum eða upplýsingum sem lagðar eru fram því til stuðnings. Krefjist slíkar kynningar ferðalaga skal sjóðurinn bera kostnað vegna ferða og gistingar nema annað sé sérstaklega ákveðið og heimild veitt til þess af framkvæmdastjóra eða stjórn. Framkvæmdastjóri skal halda yfirlit um þær ferðir sem stjórnar- og starfsmenn fara í vegna starfa sinna fyrir sjóðinn, þar sem fram kemur tilgangur ferðar sem og kostnaður og leggja fyrir stjórn a.m.k. árlega. Risna sem er veitt í tengslum við slíka atburði skal vera skynsamleg og hófleg.

7. gr. Gjafir

Stjórnar- og starfsmenn þiggja ekki gjafir eða boð af þjónustuaðilum eða viðskiptavinum sjóðsins ef slíkt gefur tilefni til að draga úr trúverðugleika eða gefur ástæðu til að ætla að það hafi áhrif á ákvarðanir stjórnar og starfsmanna. Frátaldar eru tækifærisgjafir sem eru að fjárhagslegu verðmæti sem teljast algengar í slíkum tilvikum og verða því ekki taldar til hlunninda. Stjórnar– og starfsmenn upplýsa um gjafir, málsverði og risnu til regluvarðar og árlega skal leggja framangreindar upplýsingar fyrir stjórn. Ef starfsmaður er í vafa um hvort honum sé heimilt að þiggja gjöf skal hann leita álits framkvæmdastjóra.

8. gr. Þóknanir til fjármálafyrirtækja

Stjórn sjóðsins er meðvituð um að ákvarðanir um viðskipti sem teknar eru af starfsmönnum afla aðilum á fjármálamarkaði þjónustutekna. Allar slíkar þóknanir skulu bókaðar og flokkaðar eftir viðskiptavinum. Árlega skal leggja fyrir stjórn sundurliðun á slíkum þóknunum og viðskipti sjóðsins við þá aðila.

9. gr. Önnur störf

Samkvæmt 6. mgr. 31. gr. laga nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða, er framkvæmdastjóra óheimilt að taka þátt í atvinnurekstri nema um sé að ræða óverulegan hlut sem ekki veitir bein áhrif á stjórn þess. Eignarhlutur í fyrirtæki telst þátttaka í atvinnurekstri nema um sé að ræða óverulegan hlut sem ekki veitir bein áhrif á stjórn þess. Starfsmönnum er óheimilt að gerast umboðsmenn annarra gagnvart lífeyrissjóðnum. Jafnframt mega lykilstarfsmenn og starfsmenn eignastýringar og fjármálasviðs ekki reka atvinnustarfsemi samhliða störfum sínum fyrir sjóðinn eða taka sér launað starf utan lífeyrissjóðsins, nema með leyfi framkvæmdastjóra sjóðsins. Lykil starfsmenn og starfsmenn eignastýringasvið og fjármálasviðs er óheimilt að sitja í stjórnum fyrirtækja eða stofnana nema með leyfi framkvæmdastjóra.

10. gr. Tilkynning brota og viðurlög

Sá sem verður var við brot á reglum þessum skal tilkynna það til framkvæmdastjóra sjóðsins, regluvarðar eða formanns endurskoðunarnefndar. Reglur þessar eru hluti af ráðningasamningi starfsmanna og brot á þeim geta varðað áminningu og/eða uppsögn. Brot stjórnarmanna geta leitt til tillögu um brottvikningu úr stjórn sjóðs. Óheimilt er að refsa starfsmanni sem tilkynnir brot í góðri trú um ætluð brot annarra.

Það er hlutverk stjórnar og framkvæmdastjóra að leysa úr álitamálum sem upp kunna að koma varðandi reglur þessar. Ef hugsanlegt brot á reglunum varðar stjórnarmenn sjóðanna eða framkvæmdastjóra skal endurskoðunarnefnd úrskurða um slík álitaefni.

11. gr. Birting

Reglur þessar skal birta á heimasíðu lífeyrissjóðsins.

 

Samþykkt á stjórnarfundi þann 19.ágúst 2019.