Fara í efni

Siðareglur


Siðareglur á PDF formi.


1. Gildissvið

Siðareglur sjóðsins gilda um stjórn sjóðsins, framkvæmdastjóra og starfsmenn Brúar lífeyrissjóðs sem er útvistunaraðili sjóðsins. Þá leitast sjóðurinn við að eiga viðskipti við aðila sem hafa sett sér sambærilegar siðareglur.

Það er á ábyrgð stjórnar, framkvæmdastjóra og lykilstarfsmanna útvistunaraðila að hafa forgöngu um eftirfylgni með siðareglunum og vera öðrum til fyrirmyndar í þeim efnum

2. Markmið og stefna

Markmið siðareglna sjóðsins er að stuðla að góðum starfsháttum hjá sjóðnum, gæta að hagsmunum sjóðfélaga, tryggja að viðskipti séu stunduð af heilindum, koma í veg fyrir spillingu og mútur og að tryggja gott orðspor sjóðsins.

Markmiðunum náum við með því að vera heiðarleg, sanngjörn og sýna hvort öðru virðingu í okkar samskiptum innan sjóðsins og utan. Þá einsetjum við okkur að þekkja, skilja og fara eftir þeim lögum, reglum og starfsháttum sem gilda um störf okkar.

Við leitum aðstoðar ef við teljum að okkur skorti nauðsynlegan skilning eða ef siðareglur hafa verið brotnar sbr. ákvæði 14. gr. um tilkynningar um grun um brot.

Það er á ábyrgð stjórnar og stjórnenda útvistunaraðila að hafa eftirlit með og bregðast við hvers konar ábendingum um atriði sem varða brot á lögum eða siðareglum þessum og koma slíkum málum í viðeigandi farveg sbr. ákvæði 14. gr. um tilkynningar um grun um brot.

3. Hagaðilar sjóðsins

Við leggjum áherslu á að allir hagaðilar okkar séu hafðir í fyrirrúmi við framkvæmd siðareglnanna.
Helstu hagaðilar Lífeyrissjóðs starfsmanna Reykjavíkurborgar eru eftirfarandi:

  • Sjóðfélagar
  • Reykjavíkurborg sem ábyrgðaraðili og aðrir ábyrgðaraðilar
  • Reykjavíkurborg og aðrir launagreiðendur og samtök launafólks
  • Eftirlitsaðilar
  • Aðrir lífeyrissjóðir og Landssamtök lífeyrissjóða
  • Starfsmenn útvistunaraðila sem sinna þjónustu við sjóðinn
  • Aðrir þjónustu- og samstarfsaðilar
  • Samfélög sem sjóðurinn starfar í og fjárfestir í hverju sinni

Siðareglum þessum skal fylgt eftir og þær túlkaðar í samræmi við framangreind markmið sjóðsins og hagaðila hans eins og við á hverju sinni.

4. Stjórn sjóðsins og starfsfólk útvistunaraðila 

Sjóðurinn virðir hvers konar starfstengd réttindi starfsmanna útvistunaraðila í samræmi við lögboðin réttindi þeirra. Lögð er rík áhersla á þjálfun, heilsu og öryggi þeirra í þeim tilgangi að tryggja þeim bestu starfsaðstæður. Gæta skal að velferð og réttaröryggi þeirra og ekki er liðin nein ógnun eða þvingun gagnvart þeim eins og mismunun, kynferðislega áreitni eða einelti.

Gæta skal að fjölbreytni og jafnrétti, t.d. með tilliti til kyns, kynþáttar, þjóðernis, trúar, aldurs, kynhneigðar, stjórnmálaskoðunar, fötlunar eða annarra persónueinkenna sem vernduð eru með lögum.

Hafi starfsmenn útvistunaraðila ástæðu til að ætla að ákvæði þessarar greinar hafi verið brotið eða að brot sé yfirvofandi, ber þeim að tilkynna það í samræmi við ákvæði 14. gr. um tilkynningar um grun um brot. 

5. Góðir starfshættir

Við leggjum rækt við störf okkar og stundum þau af kostgæfni og heilindum með hagsmuni sjóðfélaga að leiðarljósi.

Við tryggjum eftir fremsta megni að starfsemi sjóðsins einkennist af gagnsæi og að upplýsingar séu aðgengilegar og skýrar. Við leggjum ríka áherslu á lögboðna og góða stjórnarhætti sjóðsins sem og trúnað gagnvart sjóðfélögum.

Sjóðurinn á aðeins viðskipti við aðila sem við metum heiðvirða og við tökum ekki þátt í neins konar ólögmætum viðskiptum eða aðgerðum. Við erum afdráttarlaus í því að fylgja góðum viðskiptaháttum.

6. Orðspor sjóðsins

Það er skylda okkar allra að ráðstafa fjármunum sjóðsins aðeins í þágu hans en ekki til persónulegra nota eða hagsbóta. Við gætum að meðferð gagna og eru þau meðhöndluð og varðveitt á ábyrgan og viðeigandi hátt.

Við erum fulltrúar sjóðsins bæði innan og utan vinnutíma sem og á samfélagsmiðlum og við sýnum ekki hegðun
sem getur skaðað eða rýrt ímynd eða orðspor sjóðsins. 

7. Góð samskipti og upplýsingagjöf

Við vinnum markvisst að því að tileinka okkur góð, jákvæð og hreinskiptin samskipti en það er lykill að góðri líðan og árangri. Það að geta sett sig í spor annarra, geta leyst ágreining með farsælum hætti, fundið lausnir og náð málamiðlun er grundvöllur fyrir góðum starfsanda og liðsheild.

Við erum staðráðin í að veita áreiðanlegar og tímanlegar upplýsingar til hagaðila um málefni sjóðsins og við gætum að heimild okkar til að tjá okkur fyrir hans hönd. 

8. Hagsmunaárekstrar

Öll viðskipti sjóðsins eru framkvæmd á armslengdargrunni og við líðum aldrei mútur, spillingu hagsmunaárekstra milli starfa okkar og annarra athafna eða tengsla við utanaðkomandi aðila né neins konar óviðeigandi fyrirgreiðslu – hvort heldur að okkar hálfu eða gagnvart okkur.

Við erum vakandi yfir öllum tengslum sem geta leitt til hagsmunaárekstra og tökum ekki þátt í meðferð máls ef aðstæður eru til þess fallnar að draga óhlutdrægni okkar í efa og gerum regluverði útvistunaraðila grein fyrir öllum tengslum sem geta leitt til hagsmunaárekstra. Ef vafi leikur á því hvort hagsmunaárekstrar séu fyrir hendi skal bera slíkt undir regluvörð.

9. Starfstengdar ferðir og boðsferðir

Við þiggjum ekki boðsferðir af innlendum og erlendum aðilum, s.s. skemmtiferðir hvers konar, veiðiferðir, golfferðir og tónleikaferðir.

Þrátt fyrir framangreint sækjum við kynningar um fjárfestingarkosti, námskeið, ráðstefnur eða fundi, sem eru til þess fallnir að afla okkur upplýsinga eða þekkingar sem koma að gagni við rekstur sjóðsins. Slíkir viðburðir verða að hafa skýrt kynningarinnihald sem byggir á gögnum eða upplýsingum sem lagðar eru fram því til stuðnings. Krefjist slíkar kynningar ferðalaga ber sjóðurinn kostnað vegna ferða og gistingar nema annað sé sérstaklega ákveðið og heimild veitt til þess af framkvæmdastjóra, en annars stjórn ef um framkvæmdastjóra
er að ræða.

Framkvæmdastjóri skal halda yfirlit um þær ferðir sem stjórnarmenn og starfsmenn útvistunaraðila fara í vegna starfa sinna fyrir sjóðinn, þar sem fram kemur tilgangur ferðar sem og kostnaður og leggja fyrir stjórn a.m.k. árlega.

10. Gjafir

Við þiggjum ekki gjafir eða boð af þjónustuaðilum eða viðskiptavinum sjóðsins ef slíkt gefur tilefni til að draga úr trúverðugleika eða gefur ástæðu til að ætla að það hafi áhrif á ákvarðanir okkar. Frátaldar eru tækifærisgjafir sem eru að fjárhagslegu verðmæti algengar í slíkum tilvikum og verða því ekki taldar til hlunninda.

Við upplýsum um gjafir, málsverði og risnu til regluvarðar og árlega leggur framkvæmdastjóri framangreindar upplýsingar fyrir stjórn.

Ef við erum í vafa um hvort okkur sé heimilt að þiggja gjöf leitum við ávallt álits framkvæmdastjóra, en annars stjórnar ef um framkvæmdastjóra er að ræða.

11. Þóknanir til fjármálafyrirtækja

Stjórn sjóðsins er meðvituð um að ákvarðanir um viðskipti sem teknar eru af starfsmönnum útvistunaraðila afla aðilum á fjármálamarkaði þjónustutekna. Allar slíkar þóknanir skulu bókaðar og flokkaðar eftir viðskiptavinum og skal framkvæmdastjóri árlega leggja fyrir stjórn sundurliðun á slíkum þóknunum og viðskiptum sjóðsins við þá aðila. 

 

12.  Meðferð trúnaðarupplýsinga 

Stjórnar-og starfsmenn útvistunaraðila eru bundnir þagnarskyldu um allt það sem þeir fá vitneskju um í starfi og leynt skal fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskylda helst þótt látið sé af störfum.
 
Við nýtum ekki trúnaðarupplýsingar til ávinnings, hvorki fyrir okkur sjálf né aðra.
 
Hvers konar trúnaðar- og/eða persónuupplýsingar sem eru til eða verða til hjá sjóðnum eða útvistunaraðila eru meðhöndlaðar af varkárni og ávallt í takt við gildandi löggjöf hverju sinni – hvort heldur upplýsingarnar varða stjórn sjóðsins, starfsmenn útvistunaraðila, sjóðfélaga eða aðra samstarfsaðila sjóðsins.

 

13. Samfélagsleg ábyrgð 

Við viljum sýna samfélagslega ábyrgð í starfsemi sjóðsins og stjórn hefur sett sjóðnum stefnu um ábyrgar fjárfestingar og við fjárfestingarákvarðanir er horft til góðra stjórnarhátta, félagslegra viðmiða og umhverfissjónarmiða. 

 

14. Tilkynning brota og viðurlög

Við erum staðráðin í því að láta óréttmæta viðskiptahætti ekki viðgangast og það er skylda okkar að standa vörð um að hvorki eigi sér stað lögbrot, brot á siðareglum þessum eða brot á annars konar reglum eða gildandi starfsháttum sjóðsins. 

Ef við erum í vafa um hvort brot sé að ræða geta eftirfarandi spurninga hjálpað okkur:

  • Er þetta löglegt og í samræmi við siðareglur sjóðsins?
  • Er þetta rétt?
  • Hefur þetta góð áhrif á ímynd sjóðsins?
  • Líður mér vel með sjálfa(n) mig vegna þessa?
  • Myndi samviskusöm manneskja gera þetta?
  • Er útilokað að ná niðurstöðu á annan hátt sem ekki vekur upp siðferðisspurningar?
  • Get ég sagt viðeigandi hagaðilum frá þessu?

Ef einhverri ofangreindra spurninga er svarað neitandi eru líkur á að um sé að ræða brot gegn siðareglunum.

Hafi starfsmenn rökstuddan grun um slík brot, ber þeim að leita til einhvers af eftirfarandi aðilum:

  1. Næsta yfirmanns
  2.  Regluvarðar
  3. Framkvæmdastjóra
  4.  Formanns stjórnar ef um framkvæmdastjóra er að ræða
  5.  Formanns stjórnar ef um stjórnarmann er að ræða
  6. Formanns endurskoðunarnefndar ef um formann stjórnar er að ræða

Allar ábendingar um brot verða teknar alvarlega og rannsakaðar.

Starfsmönnum útvistunaraðila verður aldrei refsað – hvorki með beinum eða óbeinum hætti - ef þeir í góðri trú koma á framfæri ábendingu um rökstuddan grun um brot og verður nafnleynd viðkomandi tryggð við meðhöndlun slíkra mála. 

Reglur þessar eru hluti af ráðningasamningi starfsmanna útvistunaraðila og brot á þeim geta varðað áminningu og/eða uppsögn. Brot stjórnarmanna geta leitt til tillögu til tilnefningaraðila viðkomandi stjórnarmanns um brottvikningu úr stjórn sjóðsins. 

 

15. Birting

Reglur þessar skal birta á heimasíðu lífeyrissjóðsins. 

 

Samþykkt á stjórnarfundi þann 10. mars 2019.