Fara í efni

Útvistunarstefna

 Útvistunarstefna á pdf formi

1.gr. Tilgangur og gildissvið

Stefnan er sett með hliðsjón að leiðbeinandi tilmælum Fjármálaeftirlitsins nr. 6/2014 um útvistun hjá eftirlitsskyldum aðilum. Tilgangur hennar er að tryggja samræmt verklag um útvistun verkefna og efla eftirlit með þeim. Stefnan gildir um öll útvistuð verkefni sjóðsins.

2.gr. Umfang, ábyrgð og framkvæmd

Umfang stefnunnar nær til allra þjónustu og verkefna sem sjóðurinn útvistar. Stefnan er bindandi fyrir alla starfsmenn og stjórn sjóðsins. Stjórn sjóðsins tekur ákvörðun um hvaða verkefni eru útvistuð hverju sinni og hjá hverjum.

Ábyrgð stjórnar sjóðsins er alltaf fyrir hendi þrátt fyrir útvistun verkefna. Framkvæmdastjóri sér til þess að stefnunni er framfylgt.

3.gr. Útvistun verkefna

Sjóðurinn skal sýna kostgæfni þegar hann stofnar til útvistun verkefna. Sjóðurinn skal gang úr skugga um að þjónustuaðili búi yfir nægilegri þekkingu og hæfni til að taka að sér verkefnið. Við útvistun verkefna skal hafa eftirfarandi atriði í huga:

  • hæfni, getu, færni og fagmennsku
  • meðmæli og frammistöðu
  • hvort viðkomandi geti sýnt að hann geti unnið verkefnið með skilvirkum hætti, hafi fullnægjandi eftirlit með því og geti stýrt áhættum á viðunandi hátt sem tengjast þeim.
  • leita tilboða og/eða gera verðkannanir.
  • tilkynna Fjármálaeftirlitinu um útvistun til erlends aðila áður en gengið er frá slíkri ráðstöfun.
  • óheimilt er að útvista verkefni ef slíkt er til að auka rekstrar- og orðsporsáhættu sjóðsins.
  • upplýsingakerfi og gögn má ekki keðjuútvista lengra en til þriðja aðila og ekki má keðjuútvista út fyrir evrópska efnahagssvæðið.
  • upplýsingakerfi eða gögn sem eru útvistuð og geymd fyrir utan Ísland (þ.e. á evrópska efnahagssvæðinu) skulu vistuð í Microsoft Azure.
  • hvernig og hvenær atvik/frávik sem verða eru tilkynnt til sjóðsins.

Sjóðurinn leggur mat á þjónustuaðila með hliðsjón af framangreindum atriðum.

4.gr. Útvistunarsamningur

Samningur um útvistun verkefna skal vera skriflegur og uppfylla skilyrði reglna þessara. Í samningnum skal hafa í huga eftirfarandi atriði eftir því sem við á:

  • ákvæði um réttindi og skyldur samningsaðila.
  • ákvæði um upphaf og lok verks – gildistími.
  • að fram komi tengiliðir,ábyrgðaraðili og með hvað hætti upplýsingagjöf á að vera.
  • að fram komi fjárhæðir og greiðslutilhögun.
  • ákvæði um hvernig og hvenær atvik/frávik eru tilkynnt.
  • ákvæði um úrræði ef um vanefndir er að ræða.
  • ákvæði um meðferð deilumála.
  • ákvæði um ábyrgð og tryggingar.
  • ákvæði um eigna- og höfundarétt hugverka.
  • ákvæð um uppsögn og samningslit.
  • ákvæði um heimildir til keðjuútvistunar.
  • ákvæði um að starfsmenn sjóðsins, endurskoðendur hans og Fjármálaeftirlitið hafi aðgang að gögnum sem tengjast verkefninu og starfsstöð þjónustuaðila.
  • ákvæði um þagnarskyldu.

5.gr. Eftirlit með útvistuðum verkefnum

Stjórnendur og stjórn sjóðsins hafa eftirlit með því að útvistuðum verkefnum sé sinnt í samræmi við viðkomandi útvistunarsamning. Ef stjórnendur eða stjórn verða áskynja um að frammistaða þjónustuaðila sé ófullnægjandi og ekki í samræmi við útvistunarsamning er varðar gæði þjónustu, kostnað, lög, reglur og innri reglur, skal grípa til viðeigandi aðgerða. Aðgerðirnar geta verið fólgnar í fresti til úrbóta eða uppsagnar á samningi ef vanefnd er veruleg.

6.gr. Gildistaka, birting og endurskoðun

Stjórn sjóðsins samþykkir stefnuna og staðfestir með undirritun sinni. Endurskoða skal stefnuna eins oft og þurfa þykir en eigir sjaldnar en á tveggja ára fresti. Stefnan skal vera birt á heimasíðu sjóðsins .

Samþykkt á stjórnarfundi 7 október 2019